Formulário de RSVP de casamento no seu próprio site de casamento

Dê a cada convite o seu próprio link de RSVP com um código de convite e os nomes dos convidados, e deixe o formulário mostrar um nome e uma escolha de refeição por convidado. Cada resposta é enviada ao Ikiform, então você recebe um e-mail para cada uma e um CSV para entregar ao buffet. Cruze as respostas com sua lista de convidados numa planilha para ver quem não respondeu e pause o formulário depois do prazo.

O que muda num casamento

Um meetup conta desconhecidos. Um casamento conta uma lista de convidados que você já tem, convite por convite. Daí vêm quatro coisas:

• Uma resposta por convite, não por pessoa. Um casal ou uma família responde junto.
• Convidados com nome, não um número de convidados. Você convidou Ada e Sam, não 2. O acompanhante está no convite ou não está.
• Uma refeição por pessoa. O buffet precisa dos totais de peixe, carne e vegetariano, mais os pratos infantis.
• Um prazo rígido e uma lista de cobrança. O local quer os números até uma data, e a lista útil é a de quem não respondeu.

Serviços de site de casamento como Zola, The Knot e Joy têm ferramentas de RSVP montadas em torno de uma lista de convidados, com busca por nome. Se você usa um deles para o seu site, use o RSVP dele. Esta página é para um site de casamento que você mesmo fez, no Squarespace, Carrd, Framer ou HTML puro, em que você quer o RSVP na sua própria página.

O Ikiform não tem busca em lista de convidados nem grupos repetidos, então o formulário não sabe sozinho quem está num convite. O truque é colocar essa informação no link.

Crie um link para cada convite

Na sua planilha de convidados, coloque um código curto na coluna A, como okafor ou nguyen-family, a família na B e os primeiros nomes dos convidados na C, separados por vírgulas. Esta fórmula na D monta o link:

="https://ada-and-sam.example/rsvp?party=" & A2 & "&names=" & ENCODEURL(C2)

Imprima cada link como QR code no convite ou cole-o numa mensagem. Mantenha os códigos em minúsculas com hífens; o pattern do campo recusa qualquer outra coisa, o que pega cedo um código digitado errado.

O formulário

Cole isto na sua página de casamento, ou num bloco de embed de um criador de sites. Ele lê party e names do link, adiciona uma linha de nome e refeição por convidado, até quatro, e se esconde depois do prazo. Sem nomes no link, ele mostra uma única linha para preencher.

<form id="rsvp" action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <input type="hidden" name="party" id="party">
  <div id="guests"></div>
  <label>Email for updates <input name="email" type="email" autocomplete="email" required></label>
  <label>A song that gets you dancing <input name="song" maxlength="120"></label>
  <label>Anything we should know? <textarea name="note" rows="3" maxlength="1000"></textarea></label>
  <input type="hidden" name="_redirect" value="https://ada-and-sam.example/thank-you">
  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden>
  <button type="submit">Send our RSVP</button>
</form>
<p id="closed" hidden>RSVPs closed on 1 May. Message us if your plans have changed.</p>

<template id="guest-row">
  <fieldset>
    <legend></legend>
    <label>Name <input data-part="name" maxlength="80" autocomplete="off"></label>
    <label>Meal
      <select data-part="meal">
        <option value="beef">Beef</option>
        <option value="fish">Fish</option>
        <option value="vegetarian">Vegetarian</option>
        <option value="child">Child's menu</option>
        <option value="not_coming">Can't come</option>
      </select>
    </label>
  </fieldset>
</template>

<script>
  const DEADLINE = new Date("2027-05-01T23:59:00+01:00");
  const params = new URLSearchParams(location.search);
  const party = (params.get("party") ?? "").toLowerCase();
  const names = (params.get("names") ?? "").split(",").map((name) => name.trim()).filter(Boolean).slice(0, 4);
  const rsvp = document.getElementById("rsvp");

  if (Date.now() > DEADLINE.getTime()) {
    rsvp.hidden = true;
    document.getElementById("closed").hidden = false;
  } else {
    document.getElementById("party").value = party;
    const rows = names.length ? names : [""];
    rows.forEach((name, index) => {
      const n = index + 1;
      const row = document.getElementById("guest-row").content.cloneNode(true);
      row.querySelector("legend").textContent = name || "Your name";
      const input = row.querySelector('[data-part="name"]');
      input.name = `guest_${n}_name`;
      input.value = name;
      input.required = n === 1;
      row.querySelector('[data-part="meal"]').name = `guest_${n}_meal`;
      document.getElementById("guests").append(row);
    });
  }
</script>

• A refeição de cada convidado inclui Can't come, então uma família em que uma pessoa não pode ir ainda envia uma única resposta.
• Os campos de nome vêm preenchidos, mas são editáveis, então um convidado pode corrigir a grafia ou dar o nome de uma criança.
• O formulário envia do jeito tradicional e cai na sua página de agradecimento via _redirect. Coloque lá a data, o local e um link de calendário; o Ikiform não envia e-mail aos seus convidados.
• O prazo só esconde o formulário no navegador. No dia do prazo, escolha Pause form no Ikiform também, para que uma aba salva não consiga enviar. Formulários pausados respondem 403 form_paused.

Cole esta definição na aba Fields do formulário. Experimente: um código de convite com letra maiúscula ou espaço falha no pattern, com a mensagem que você definiu.

Quem não respondeu e o que encomendar

1. Exporte os RSVPs como CSV em Submissions e importe-os numa aba chamada Replies na planilha da lista de convidados.
2. Se um convite respondeu duas vezes, mantenha a linha mais nova: ordene por created_at, do mais novo para o mais antigo, e remova os duplicados na coluna party.
3. Liste os convites sem resposta, com os códigos na coluna A da lista de convidados e party na coluna E de Replies:

=FILTER(A2:C, A2:A <> "", ISNA(MATCH(A2:A, Replies!E2:E, 0)))

Depois conte cada refeição para o buffet. Os nomes nunca são iguais a um valor de refeição, então um único intervalo cobrindo todas as colunas de convidados funciona:

=COUNTIF(Replies!G2:N, "fish")

Antes de enviar os convites

• Defina Allowed domains com o domínio do seu site de casamento, e com o domínio de staging do criador de sites enquanto testa.
• O Ikiform não mescla nem rejeita envios repetidos pelo e-mail. Uma repetição idêntica em até 24 horas só aumenta a pontuação de spam. Remova os duplicados onde a lista fica, ou na hora de exportar. A resposta mais nova por código é a que vale.
• Qualquer pessoa com um link pode mudar o código ou os nomes dele. Para um casamento, tudo bem; sua planilha decide quem foi convidado, e a lista de quem não respondeu mostra qualquer coisa estranha.
• Parentes mais velhos talvez nem usem o formulário. Anote na planilha as respostas por telefone e em papel para as contagens continuarem completas.

Confira antes de enviar os convites

1. Abra o seu próprio link de convite num celular. Os nomes aparecem, cada um com uma escolha de refeição.
2. Escolha Can't come para um convidado, envie e confira se você cai na sua página de agradecimento.
3. Abra Submissions no painel. O novo envio está lá com todos os campos que você enviou.
4. Confira a caixa de entrada de cada destinatário das notificações. Cada um recebe um e-mail com os campos, e Reply vai para quem enviou quando o formulário tem um campo email.
5. Importe o CSV e confira se a lista de quem não respondeu não mostra mais o seu código.
6. Numa cópia de teste, defina o prazo como ontem e confirme que o formulário some.

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