Formulário de inscrição de voluntários com turnos, para eventos e festivais

Deixe os voluntários marcarem num único formulário todos os turnos que podem fazer, com telefone, tamanho de camiseta e um contato de emergência, e envie ao Ikiform. O Ikiform armazena cada inscrição e avisa os coordenadores por e-mail, mas não preenche nem fecha turnos, então rode um script curto que conta os voluntários por turno em relação ao que você precisa e monta uma escala. Complete os turnos desfalcados chamando diretamente os voluntários que sobraram.

O que muda com voluntários

Um RSVP faz uma pergunta: você vem? Uma inscrição de voluntário pergunta quando, e a resposta só importa diante do que cada turno precisa. A montagem às 7h precisa de seis pessoas e recebe duas; a tarde de sol precisa de dez e recebe dezenove. O trabalho não é contar pessoas, é cobrir os turnos.

• Disponibilidade, não uma escolha única. As pessoas podem fazer vários turnos. Peça todos os turnos que elas poderiam fazer e distribua a partir disso, em vez de fazê-las adivinhar o que falta.
• Contato no dia. O e-mail serve para o planejamento. No dia você precisa de um celular e de um contato de emergência para cada voluntário.
• Coisas para encomendar. Camisetas, crachás com cordão e almoços, por tamanho e quantidade.
• Idade. Muitos eventos exigem que cada voluntário seja maior de idade ou tenha a concordância de um responsável. Pergunte à sua organização o que se aplica; um checkbox registra a resposta, mas não é uma verificação legal.

Plataformas de voluntariado como o SignUpGenius fazem inscrições por vaga e fecham uma vaga quando ela lota. Se limites rígidos por vaga são o que você precisa, use uma delas. O Ikiform serve para organizadores que querem o formulário no próprio site e não se importam de distribuir os turnos à mão a partir de uma lista limpa.

O formulário

Agrupe os turnos por dia para as pessoas conseguirem passar o olho. Os checkboxes se chamam shifts[], então até uma única marcação é armazenada como lista. Funciona como HTML puro em qualquer site ou criador de sites que aceite um embed:

<form action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <label>Name <input name="name" autocomplete="name" required></label>
  <label>Email <input name="email" type="email" autocomplete="email" required></label>
  <label>Mobile number for the day <input name="phone" type="tel" autocomplete="tel" placeholder="+44 7700 900123" required></label>

  <fieldset>
    <legend>Shifts you can do</legend>
    <p>Saturday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_setup"> 7:00 to 10:00, setup</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_late"> 14:00 to 18:00</label>
    <p>Sunday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_pack"> 14:00 to 17:00, pack-down</label>
  </fieldset>

  <label>Where you'd like to help
    <select name="role">
      <option value="anywhere">Anywhere</option>
      <option value="welcome">Welcome desk</option>
      <option value="food">Food stall</option>
      <option value="stewarding">Stewarding</option>
    </select>
  </label>
  <label>T-shirt size
    <select name="tshirt" required>
      <option value="s">S</option><option value="m" selected>M</option><option value="l">L</option>
      <option value="xl">XL</option><option value="xxl">XXL</option>
    </select>
  </label>
  <label>Emergency contact name and number <input name="emergency_contact" required maxlength="160"></label>
  <label><input type="checkbox" name="adult" required> I'm 18 or over, or a parent or guardian is filling this in with me</label>

  <input type="hidden" name="_redirect" value="https://fair.example/volunteers/thanks">
  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden>
  <button type="submit">Sign me up</button>
</form>

Cole esta definição na aba Fields do formulário. O servidor então recusa uma inscrição sem turnos, com um telefone que não é telefone ou com o checkbox de idade desmarcado, venha de qual página vier:

Monte a escala e veja as lacunas

Rode isto com Node e uma chave de API secreta sempre que quiser ver o panorama. Ele pega a inscrição mais nova de cada voluntário, mostra cada turno como completo, desfalcado ou com sobra, e grava rota.csv com nomes e telefones de cada turno:

import { writeFileSync } from "node:fs";
import { createClient } from "@ikiform/sdk";

const NEEDED: Record<string, number> = { sat_setup: 6, sat_day: 10, sat_late: 10, sun_day: 8, sun_pack: 6 };
const ikiform = createClient({ apiKey: process.env.IKIFORM_SECRET_KEY! });
const people = new Map<string, Record<string, unknown>>();

for await (const submission of ikiform.submissions.iterate({ formId: "frm_xxxxxxxxxxxxxxxx", status: "received", limit: 100 })) {
  const email = String(submission.fields.email ?? "").trim().toLowerCase();
  if (email && !people.has(email)) people.set(email, submission.fields);
}

const cell = (value: unknown) => `"${String(value ?? "").replaceAll('"', '""')}"`;
const rows = [["shift", "name", "phone", "role", "tshirt"].join(",")];

for (const [shift, needed] of Object.entries(NEEDED)) {
  const team = [...people.values()].filter((fields) => (fields.shifts as string[] | undefined)?.includes(shift));
  const state = team.length < needed ? `SHORT ${needed - team.length}` : team.length > needed ? "spare" : "ok";
  console.log(`${shift.padEnd(10)} ${team.length}/${needed} ${state}`);
  for (const fields of team) {
    rows.push([shift, fields.name, fields.phone, fields.role, fields.tshirt].map(cell).join(","));
  }
}

writeFileSync("rota.csv", `${rows.join("\n")}\n`);

• As listas vêm da mais nova para a mais antiga, então um voluntário que se inscreve de novo com outra disponibilidade é contado pela resposta mais recente.
• Uma pessoa aparece em todos os turnos que marcou. Isso é disponibilidade. Reduza isso a atribuições no CSV e informe a cada pessoa os turnos finais dela.
• Vírgulas e aspas nos nomes são escapadas, então o CSV abre sem problemas em qualquer planilha.

Para uma olhada rápida sem código, exporte o CSV em Submissions e filtre a coluna shifts pelo valor de um turno, como sat_setup. Na exportação, os valores de seleção múltipla ficam juntos numa única célula.

Da disponibilidade às atribuições

1. Duas semanas antes, rode a escala e encomende as camisetas a partir das contagens de tshirt.
2. Para cada turno desfalcado, mande mensagem aos voluntários que estão sobrando e também marcaram aquele turno. Eles já disseram que podiam.
3. Envie a cada voluntário os turnos finais dele pela sua ferramenta de e-mail ou de mensagens. O Reply do e-mail de notificação vai direto para ele.
4. Na véspera, imprima a escala para os líderes de turno, com os telefones.

O Ikiform não envia e-mail para quem preenche o formulário. Os e-mails de notificação vão só para você e sua equipe, então não há resposta automática, e-mail de confirmação nem double opt-in. Envie esses e-mails pela sua ferramenta de e-mail, disparados por um webhook. Os voluntários esquecem para o que se inscreveram, então envie a escala final pessoalmente uma semana antes e de novo na noite anterior.

Para saber de cada inscrição onde sua equipe já conversa, envie o webhook para o Slack ou o Discord. Assim os coordenadores veem um turno desfalcado se completar em tempo real.

Confira antes de recrutar

1. Em Allowed domains do formulário, adicione o domínio do seu site, mais localhost enquanto desenvolve. Deixe vazio para aceitar envios de qualquer lugar.
2. Inscreva-se com um turno marcado. No painel, shifts é uma lista com um valor.
3. Tente se inscrever sem turnos, ou com o checkbox de idade desmarcado. O navegador impede, e um envio forjado recebe 422.
4. Confira a caixa de entrada de cada destinatário das notificações. Cada um recebe um e-mail com os campos, e Reply vai para quem enviou quando o formulário tem um campo email.
5. Rode o script da escala. Seu teste aparece no turno dele, e todos os outros turnos aparecem como desfalcados.
6. Abra o rota.csv numa planilha e confira a coluna de telefone.

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