Pendaftaran acara tanpa Eventbrite, untuk acara komunitas gratis

Untuk acara gratis, formulir pendaftaran di situs Anda sendiri bisa menggantikan pendaftaran Eventbrite: formulir mengirim ke Ikiform, yang menyimpan setiap pendaftaran dan mengirim email ke tim Anda. Tambahkan webhook yang mengirim email konfirmasi dari penyedia email Anda sendiri, dan hitung kursi per sesi dari pendaftaran terbaru per email. Tetap pakai Eventbrite, atau platform tiket lain, untuk tiket berbayar, batas kapasitas yang ketat, dan pemindaian check-in.

Apa yang berbeda tanpa platform tiket

Eventbrite mengerjakan lima tugas sekaligus, dan mudah lupa mana saja yang sekarang harus Anda kerjakan sendiri. Untuk hari komunitas gratis, seri meetup, atau workshop, sebagian besar tugas itu kecil. Berikut pembagiannya, apa adanya:

Harga Eventbrite bisa berubah, jadi cek halaman harganya sendiri sebelum membandingkan biaya. Untuk acara gratis, alasan untuk pindah biasanya bukan biaya: daftar peserta ada di platform orang lain, halamannya terlihat seperti milik mereka, dan pendaftar menyerahkan data mereka ke perusahaan lain dengan pengaturan akun dan email sendiri. Untuk acara berbayar, tetaplah di sana. Ikiform tidak punya pembayaran.

Formulir pendaftaran dengan pilihan sesi

Hari komunitas sering punya sesi paralel, dan ukuran ruangan berbeda-beda. Tanyakan sesi mana yang ingin dihadiri orang, agar Anda bisa memindahkan workshop populer ke ruangan lebih besar sebelum hari H. Definisi ini membatasi pilihan maksimal tiga dari empat, karena dua di antaranya berjalan bersamaan:

• Label name ditujukan untuk badge, sehingga Anda mendapat nama yang ingin dipakai orang untuk dipanggil.
• lunch adalah radio dengan opsi No lunch, jadi Anda memesan untuk orang yang memang akan makan.
• updates adalah checkbox yang tidak dicentang, disimpan sebagai true atau false pada kiriman yang menyimpan created_at-nya sendiri. Tambahkan orang ke newsletter Anda hanya jika nilainya true.
• Pakai formulir RSVP dari panduan utama untuk markup di stack Anda, dengan field-field ini sebagai gantinya.

Kirim konfirmasi dari alat email Anda sendiri

Ikiform tidak mengirim email ke orang yang mengisi formulir. Email notifikasi hanya dikirim ke Anda dan tim, jadi tidak ada autoresponder, email konfirmasi, atau double opt-in. Kirim semua itu dari alat email Anda, dipicu oleh webhook. Untuk acara, tetap kirim konfirmasi: orang meneruskannya ke atasan mereka dan mencarinya di pagi hari acara. Route handler ini menerima webhook bertanda tangan dari Ikiform dan mengirim email lewat API Resend. Penyedia mana pun yang punya endpoint pengiriman bekerja dengan cara yang sama.

import { verifyWebhook, WebhookVerificationError } from "@ikiform/sdk/webhooks";

const TITLES: Record<string, string> = {
  keynote: "Opening talk, 10:00",
  workshop_a: "Workshop A, 11:30",
  workshop_b: "Workshop B, 11:30",
  panel: "Closing panel, 15:00",
};

function escape(text: string) {
  return text.replace(/[&<>"']/g, (char) => `&#${char.charCodeAt(0)};`);
}

export async function POST(request: Request) {
  const payload = await request.text();
  try {
    const event = await verifyWebhook({
      payload,
      headers: request.headers,
      secret: process.env.IKIFORM_WEBHOOK_SECRET!,
    });
    if (event.type !== "submission.created") return new Response(null, { status: 204 });

    const fields = event.data.fields;
    const email = String(fields.email ?? "");
    const chosen = (Array.isArray(fields.sessions) ? fields.sessions : []).map((id) => TITLES[String(id)] ?? String(id));
    const response = await fetch("https://api.resend.com/emails", {
      method: "POST",
      headers: {
        Authorization: `Bearer ${process.env.RESEND_API_KEY}`,
        "Content-Type": "application/json",
        "Idempotency-Key": request.headers.get("webhook-id") ?? event.data.submission_id,
      },
      body: JSON.stringify({
        from: "Community Day <hello@community.example>",
        to: email,
        reply_to: "hello@community.example",
        subject: "You're registered for Community Day, 14 March",
        html: [
          `<p>Hi ${escape(String(fields.name ?? ""))},</p>`,
          "<p>You're on the list for Community Day on 14 March at The Old Library. Doors open at 9:30.</p>",
          `<p>Your sessions: ${chosen.map(escape).join(", ")}.</p>`,
          '<p><a href="https://community.example/day.ics">Add it to your calendar</a>. Can\'t come after all? Reply to this email.</p>',
        ].join(""),
      }),
    });
    if (!response.ok) return new Response(`Email API answered ${response.status}`, { status: 502 });
    return new Response(null, { status: 204 });
  } catch (error) {
    if (error instanceof WebhookVerificationError) return new Response(error.reason, { status: 400 });
    throw error;
  }
}

• verifyWebhook memeriksa tanda tangan, sehingga tidak ada orang lain yang bisa membuat domain Anda mengirim email.
• Idempotency-Key memakai webhook-id milik pengiriman, yang tetap sama di setiap percobaan ulang otomatis dan pada Retry manual untuk pengiriman yang gagal, sehingga pengiriman yang jawabannya hilang tidak mengirim email kedua.
• Nama dan judul sesi di-escape sebelum masuk ke HTML. Perlakukan nilai field sebagai input yang tidak tepercaya.
• 502 membuat Ikiform mencoba ulang, sehingga gangguan singkat di penyedia email tidak menghilangkan konfirmasi. Spam tidak pernah memicu webhook, jadi bot tidak membuat Anda mengirim email ke orang asing.

Tambahkan route di Webhooks pada dashboard dan salin secret-nya ke IKIFORM_WEBHOOK_SECRET. Ikiform mencoba ulang pengiriman yang gagal selama sekitar 3 hari, dan log pengiriman menampilkan setiap percobaan. Tanpa kode, alat otomasi seperti Zapier atau Make bisa mengirim email yang sama.

Kursi per sesi

Ikiform tidak akan menghentikan pendaftaran untuk satu sesi saat ruangannya penuh, dan tidak bisa menyembunyikan opsi yang penuh. Sebagai gantinya, hitung memakai pendaftaran terbaru tiap orang, dan jalankan kapan pun Anda butuh angkanya:

import { createClient } from "@ikiform/sdk";

const ikiform = createClient({ apiKey: process.env.IKIFORM_SECRET_KEY! });
const ROOMS: Record<string, number> = { keynote: 200, workshop_a: 30, workshop_b: 30, panel: 200 };
const latest = new Map<string, string[]>();

for await (const submission of ikiform.submissions.iterate({ formId: process.argv[2], status: "received", limit: 100 })) {
  const email = String(submission.fields.email ?? "").trim().toLowerCase();
  const chosen = Array.isArray(submission.fields.sessions) ? submission.fields.sessions.map(String) : [];
  if (email && !latest.has(email)) latest.set(email, chosen);
}

for (const [session, seats] of Object.entries(ROOMS)) {
  const taken = [...latest.values()].filter((chosen) => chosen.includes(session)).length;
  console.log(`${session.padEnd(12)} ${String(taken).padStart(4)} of ${seats}${taken >= seats ? "  FULL" : ""}`);
}

Saat workshop penuh, edit halaman untuk menandainya penuh dan hapus opsinya dari formulir dan definisi field, agar kiriman baru tidak bisa memilihnya. Saat seluruh acara penuh, pilih Pause form: kiriman mendapat 403 form_paused, dan halaman sebaiknya menyatakan pendaftaran sudah ditutup.

Di pintu masuk

1. Malam sebelumnya, ekspor Submissions sebagai CSV dan hapus email duplikat, simpan yang terbaru.
2. Urutkan berdasarkan nama, pertahankan name, organisation, dan lunch, lalu cetak dua salinan untuk meja registrasi.
3. Cetak badge dari sheet yang sama dengan mail merge, memakai kolom name.
4. Tulis tangan peserta yang datang tanpa mendaftar. Setelah acara, tambahkan mereka ke daftar Anda hanya jika mereka setuju.

Cek sebelum mengumumkan

1. Di Allowed domains formulir, tambahkan domain situs Anda, ditambah localhost selama pengembangan. Biarkan kosong untuk menerima kiriman dari mana saja.
2. Daftar dengan email Anda sendiri, pilih dua sesi.
3. Email konfirmasi datang dari domain Anda, mencantumkan kedua sesi.
4. Jika Anda menambahkan webhook, buka endpoint-nya di Webhooks. Pengiriman menampilkan succeeded dengan jawaban dari server Anda.
5. Jalankan hitungan kursi. Masing-masing dari dua sesi Anda menampilkan satu kursi terisi.
6. Tidak ada yang masuk? Ubah filter status di dashboard ke Spam. Spam mendapat jawaban sukses yang sama dengan kiriman asli.

Hal yang sering menjebak

Pertanyaan