Formulir pendaftaran relawan dengan shift, untuk acara dan festival

Biarkan relawan mencentang setiap shift yang bisa mereka ambil dalam satu formulir, dengan nomor telepon, ukuran kaus, dan kontak darurat, lalu kirim ke Ikiform. Ikiform menyimpan setiap pendaftaran dan mengirim email ke koordinator, tetapi tidak mengisi atau menutup shift, jadi jalankan skrip pendek yang menghitung relawan per shift dibandingkan kebutuhan Anda dan menulis jadwalnya. Isi shift yang kurang dengan menghubungi langsung relawan yang masih luang.

Apa yang berbeda dari relawan

RSVP menanyakan satu hal: apakah Anda datang? Pendaftaran relawan menanyakan kapan, dan jawabannya hanya berarti jika dibandingkan dengan kebutuhan tiap shift. Persiapan pukul 7 pagi butuh enam orang dan hanya dapat dua; sore yang cerah butuh sepuluh dan dapat sembilan belas. Tugasnya bukan menghitung peserta, melainkan memastikan semua shift terisi.

• Ketersediaan, bukan satu pilihan. Orang bisa mengambil beberapa shift. Tanyakan semua shift yang bisa mereka ambil lalu tugaskan dari situ, alih-alih membuat mereka menebak apa yang dibutuhkan.
• Kontak di hari H. Email untuk perencanaan. Di hari H Anda butuh nomor ponsel, dan kontak darurat untuk setiap relawan.
• Barang yang perlu dipesan. Kaus, lanyard, dan makan siang, berdasarkan ukuran dan jumlah.
• Usia. Banyak acara mensyaratkan relawan sudah dewasa, atau mendapat persetujuan wali. Tanyakan ke organisasi Anda aturan yang berlaku; checkbox mencatat jawabannya tetapi bukan pemeriksaan hukum.

Platform relawan seperti SignUpGenius menjalankan pendaftaran berbasis slot yang menutup slot saat penuh. Jika Anda butuh batas ketat per slot, pakai salah satunya. Ikiform cocok untuk penyelenggara yang ingin formulir ada di situs mereka sendiri dan tidak keberatan menugaskan shift secara manual dari daftar yang rapi.

Formulirnya

Kelompokkan shift per hari agar mudah dipindai. Checkbox diberi nama shifts[], jadi satu centang pun tetap disimpan sebagai daftar. Ini berfungsi sebagai HTML biasa di situs atau pembuat situs mana pun yang menerima embed:

<form action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <label>Name <input name="name" autocomplete="name" required></label>
  <label>Email <input name="email" type="email" autocomplete="email" required></label>
  <label>Mobile number for the day <input name="phone" type="tel" autocomplete="tel" placeholder="+44 7700 900123" required></label>

  <fieldset>
    <legend>Shifts you can do</legend>
    <p>Saturday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_setup"> 7:00 to 10:00, setup</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_late"> 14:00 to 18:00</label>
    <p>Sunday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_pack"> 14:00 to 17:00, pack-down</label>
  </fieldset>

  <label>Where you'd like to help
    <select name="role">
      <option value="anywhere">Anywhere</option>
      <option value="welcome">Welcome desk</option>
      <option value="food">Food stall</option>
      <option value="stewarding">Stewarding</option>
    </select>
  </label>
  <label>T-shirt size
    <select name="tshirt" required>
      <option value="s">S</option><option value="m" selected>M</option><option value="l">L</option>
      <option value="xl">XL</option><option value="xxl">XXL</option>
    </select>
  </label>
  <label>Emergency contact name and number <input name="emergency_contact" required maxlength="160"></label>
  <label><input type="checkbox" name="adult" required> I'm 18 or over, or a parent or guardian is filling this in with me</label>

  <input type="hidden" name="_redirect" value="https://fair.example/volunteers/thanks">
  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden>
  <button type="submit">Sign me up</button>
</form>

Tempel definisi ini di tab Fields formulir. Server lalu menolak pendaftaran tanpa shift, nomor telepon yang tidak valid, atau kotak usia yang tidak dicentang, dari halaman mana pun asalnya:

Susun jadwal dan lihat kekurangannya

Jalankan ini dengan Node dan secret API key kapan pun Anda ingin melihat gambarannya. Skrip mengambil pendaftaran terbaru tiap relawan, mencetak setiap shift sebagai terisi, kurang, atau berlebih, dan menulis rota.csv berisi nama dan nomor untuk setiap shift:

import { writeFileSync } from "node:fs";
import { createClient } from "@ikiform/sdk";

const NEEDED: Record<string, number> = { sat_setup: 6, sat_day: 10, sat_late: 10, sun_day: 8, sun_pack: 6 };
const ikiform = createClient({ apiKey: process.env.IKIFORM_SECRET_KEY! });
const people = new Map<string, Record<string, unknown>>();

for await (const submission of ikiform.submissions.iterate({ formId: "frm_xxxxxxxxxxxxxxxx", status: "received", limit: 100 })) {
  const email = String(submission.fields.email ?? "").trim().toLowerCase();
  if (email && !people.has(email)) people.set(email, submission.fields);
}

const cell = (value: unknown) => `"${String(value ?? "").replaceAll('"', '""')}"`;
const rows = [["shift", "name", "phone", "role", "tshirt"].join(",")];

for (const [shift, needed] of Object.entries(NEEDED)) {
  const team = [...people.values()].filter((fields) => (fields.shifts as string[] | undefined)?.includes(shift));
  const state = team.length < needed ? `SHORT ${needed - team.length}` : team.length > needed ? "spare" : "ok";
  console.log(`${shift.padEnd(10)} ${team.length}/${needed} ${state}`);
  for (const fields of team) {
    rows.push([shift, fields.name, fields.phone, fields.role, fields.tshirt].map(cell).join(","));
  }
}

writeFileSync("rota.csv", `${rows.join("\n")}\n`);

• Daftar diurutkan dari yang terbaru, jadi relawan yang mendaftar lagi dengan ketersediaan berbeda dihitung dari jawaban terbarunya.
• Satu orang muncul di setiap shift yang dicentangnya. Itu ketersediaan. Pangkas menjadi penugasan di CSV, lalu beri tahu setiap orang shift akhir mereka.
• Koma dan tanda kutip dalam nama di-escape, sehingga CSV terbuka dengan rapi di spreadsheet mana pun.

Untuk melihat cepat tanpa kode, ekspor CSV dari Submissions dan filter kolom shifts dengan nilai suatu shift, seperti sat_setup. Nilai multi-select dalam ekspor digabung dalam satu sel.

Dari ketersediaan ke penugasan

1. Dua minggu sebelumnya, jalankan jadwal dan pesan kaus dari hitungan tshirt.
2. Untuk setiap shift yang kurang, hubungi relawan yang masih luang dan juga mencentang shift itu. Mereka sudah menyatakan bisa.
3. Kirim shift akhir ke setiap relawan dari alat email atau pesan Anda. Reply di email notifikasi langsung terkirim ke mereka.
4. Sehari sebelumnya, cetak jadwal untuk ketua shift, lengkap dengan nomor telepon.

Ikiform tidak mengirim email ke orang yang mengisi formulir. Email notifikasi hanya dikirim ke Anda dan tim, jadi tidak ada autoresponder, email konfirmasi, atau double opt-in. Kirim semua itu dari alat email Anda, dipicu oleh webhook. Relawan sering lupa apa yang mereka daftarkan, jadi kirim jadwal akhir secara personal seminggu sebelumnya, dan sekali lagi malam sebelumnya.

Agar setiap pendaftaran masuk ke tempat tim Anda biasa berdiskusi, kirim webhook ke Slack atau Discord. Koordinator lalu melihat shift yang kurang terisi secara langsung.

Cek sebelum merekrut

1. Di Allowed domains formulir, tambahkan domain situs Anda, ditambah localhost selama pengembangan. Biarkan kosong untuk menerima kiriman dari mana saja.
2. Daftar dengan satu shift dicentang. Di dashboard, shifts berupa daftar dengan satu nilai.
3. Coba daftar tanpa shift, atau dengan kotak usia tidak dicentang. Browser menghentikan Anda, dan kiriman buatan mendapat 422.
4. Cek inbox setiap penerima notifikasi. Masing-masing mendapat email berisi field, dan Reply terkirim ke pengirim formulir jika formulir punya field email.
5. Jalankan skrip jadwal. Kiriman uji Anda muncul di bawah shift-nya, dan semua shift lain tampil kurang.
6. Buka rota.csv di spreadsheet dan cek kolom nomor telepon.

Hal yang sering menjebak

Pertanyaan