Inscripción a eventos sin Eventbrite, para eventos comunitarios gratuitos

Para un evento gratuito, un formulario de inscripción en tu propio sitio puede sustituir el registro de Eventbrite: envía a Ikiform, que guarda cada inscripción y avisa por email a tu equipo. Añade un webhook que mande el email de confirmación desde tu propio proveedor de email, y cuenta las plazas por sesión a partir de la inscripción más reciente de cada email. Mantén Eventbrite, u otra plataforma de entradas, para entradas de pago, límites de aforo estrictos y escaneo en la entrada.

Qué cambia sin una plataforma de entradas

Eventbrite hace cinco trabajos a la vez, y es fácil olvidar los que ahora harás tú. Para una jornada comunitaria gratuita, una serie de meetups o un taller, la mayoría son pequeños. Este es el reparto, con honestidad:

Los precios de Eventbrite cambian, así que revisa su propia página de precios antes de comparar costes. En los eventos gratuitos, los motivos para irse no suelen ser las comisiones: la lista de asistentes está en la plataforma de otro, la página parece suya y quienes se inscriben entregan sus datos a otra empresa con su propia cuenta y sus propios ajustes de email. Para eventos de pago, quédate. Ikiform no tiene pagos.

Un formulario de inscripción con elección de sesiones

Una jornada comunitaria suele tener sesiones en paralelo, y las salas tienen tamaños distintos. Pregunta a qué sesiones piensa asistir la gente, para poder pasar un taller popular a una sala más grande antes del día. Esta definición limita la elección a tres de cuatro, ya que dos son a la misma hora:

• name está etiquetado para la acreditación, así obtienes el nombre con el que la gente quiere que la llamen.
• lunch es un radio con una opción No lunch, para que pidas comida solo para quienes van a comer.
• updates es una checkbox sin marcar, que se guarda como true o false en un envío que conserva su propio created_at. Añade gente a tu newsletter solo cuando sea true.
• Usa el formulario de RSVP de la guía principal para el markup de tu stack, con estos campos en su lugar.

Envía la confirmación desde tu propia herramienta de email

Ikiform no envía emails a la persona que rellena el formulario. Los emails de notificación solo van a ti y a tu equipo, así que no hay respuesta automática, email de confirmación ni doble opt-in. Envíalos desde tu herramienta de email, activada por un webhook. En un evento, envíala de todos modos: la gente reenvía la confirmación a su responsable y la busca la mañana del evento. Este route handler recibe el webhook firmado de Ikiform y envía el email con la API de Resend. Cualquier proveedor con un endpoint de envío funciona igual.

import { verifyWebhook, WebhookVerificationError } from "@ikiform/sdk/webhooks";

const TITLES: Record<string, string> = {
  keynote: "Opening talk, 10:00",
  workshop_a: "Workshop A, 11:30",
  workshop_b: "Workshop B, 11:30",
  panel: "Closing panel, 15:00",
};

function escape(text: string) {
  return text.replace(/[&<>"']/g, (char) => `&#${char.charCodeAt(0)};`);
}

export async function POST(request: Request) {
  const payload = await request.text();
  try {
    const event = await verifyWebhook({
      payload,
      headers: request.headers,
      secret: process.env.IKIFORM_WEBHOOK_SECRET!,
    });
    if (event.type !== "submission.created") return new Response(null, { status: 204 });

    const fields = event.data.fields;
    const email = String(fields.email ?? "");
    const chosen = (Array.isArray(fields.sessions) ? fields.sessions : []).map((id) => TITLES[String(id)] ?? String(id));
    const response = await fetch("https://api.resend.com/emails", {
      method: "POST",
      headers: {
        Authorization: `Bearer ${process.env.RESEND_API_KEY}`,
        "Content-Type": "application/json",
        "Idempotency-Key": request.headers.get("webhook-id") ?? event.data.submission_id,
      },
      body: JSON.stringify({
        from: "Community Day <hello@community.example>",
        to: email,
        reply_to: "hello@community.example",
        subject: "You're registered for Community Day, 14 March",
        html: [
          `<p>Hi ${escape(String(fields.name ?? ""))},</p>`,
          "<p>You're on the list for Community Day on 14 March at The Old Library. Doors open at 9:30.</p>",
          `<p>Your sessions: ${chosen.map(escape).join(", ")}.</p>`,
          '<p><a href="https://community.example/day.ics">Add it to your calendar</a>. Can\'t come after all? Reply to this email.</p>',
        ].join(""),
      }),
    });
    if (!response.ok) return new Response(`Email API answered ${response.status}`, { status: 502 });
    return new Response(null, { status: 204 });
  } catch (error) {
    if (error instanceof WebhookVerificationError) return new Response(error.reason, { status: 400 });
    throw error;
  }
}

• verifyWebhook comprueba la firma, así nadie más puede hacer que tu dominio envíe emails.
• Idempotency-Key usa el webhook-id de la entrega, que se mantiene igual en cada reintento automático y en un Retry manual de una entrega fallida, así que una entrega cuya respuesta se perdió no envía un segundo email.
• El nombre y los títulos de las sesiones se escapan antes de ir al HTML. Trata los valores de los campos como datos no fiables.
• Un 502 hace que Ikiform reintente, así que una caída breve del proveedor de email no hace perder una confirmación. El spam nunca activa el webhook, así que los bots no te hacen enviar emails a desconocidos.

Añade la ruta en Webhooks en el panel y copia su secreto en IKIFORM_WEBHOOK_SECRET. Ikiform reintenta una entrega fallida durante unos 3 días, y el registro de entregas muestra cada intento. Sin código, una herramienta de automatización como Zapier o Make puede enviar el mismo email.

Plazas por sesión

Ikiform no detiene las inscripciones de una sesión cuando su sala se llena, y no puede ocultar una opción completa. Cuenta en su lugar, usando la inscripción más reciente de cada persona, y ejecútalo cuando quieras un número:

import { createClient } from "@ikiform/sdk";

const ikiform = createClient({ apiKey: process.env.IKIFORM_SECRET_KEY! });
const ROOMS: Record<string, number> = { keynote: 200, workshop_a: 30, workshop_b: 30, panel: 200 };
const latest = new Map<string, string[]>();

for await (const submission of ikiform.submissions.iterate({ formId: process.argv[2], status: "received", limit: 100 })) {
  const email = String(submission.fields.email ?? "").trim().toLowerCase();
  const chosen = Array.isArray(submission.fields.sessions) ? submission.fields.sessions.map(String) : [];
  if (email && !latest.has(email)) latest.set(email, chosen);
}

for (const [session, seats] of Object.entries(ROOMS)) {
  const taken = [...latest.values()].filter((chosen) => chosen.includes(session)).length;
  console.log(`${session.padEnd(12)} ${String(taken).padStart(4)} of ${seats}${taken >= seats ? "  FULL" : ""}`);
}

Cuando un taller se llene, edita la página para marcarlo como completo y quita su opción del formulario y de la definición de campos, para que los nuevos envíos no puedan elegirlo. Cuando se llene toda la jornada, elige Pause form: los envíos reciben 403 form_paused, y la página debería decir que la inscripción está cerrada.

En la entrada

1. La tarde anterior, exporta Submissions como CSV y elimina los emails duplicados, quedándote con el más reciente.
2. Ordena por nombre, conserva name, organisation y lunch, e imprime dos copias para el mostrador.
3. Imprime las acreditaciones desde la misma hoja con una combinación de correspondencia, usando la columna name.
4. Apunta a mano a quienes lleguen sin inscripción. Después del evento, añádelos a tu propia lista solo si están de acuerdo.

Compruébalo antes de anunciarlo

1. En Allowed domains del formulario, añade el dominio de tu sitio, y localhost mientras desarrollas. Déjalo vacío para aceptar envíos desde cualquier lugar.
2. Inscríbete con tu propio email, eligiendo dos sesiones.
3. El email de confirmación llega desde tu dominio, con las dos sesiones.
4. Si añadiste un webhook, abre el endpoint en Webhooks. La entrega muestra succeeded con la respuesta de tu servidor.
5. Ejecuta el recuento de plazas. Cada una de tus dos sesiones muestra una plaza ocupada.
6. ¿No llegó nada? Cambia el filtro de estado del panel a Spam. El spam recibe la misma respuesta de éxito que un envío real.

Errores comunes

Preguntas