Formulario de inscripción de voluntarios con turnos, para eventos y festivales

Deja que los voluntarios marquen en un solo formulario todos los turnos que pueden hacer, con un número de teléfono, una talla de camiseta y un contacto de emergencia, y envíalo a Ikiform. Ikiform guarda cada inscripción y avisa por email a los coordinadores, pero no llena ni cierra turnos, así que ejecuta un script corto que cuente los voluntarios por turno frente a los que necesitas y escriba un cuadrante. Cubre los turnos que faltan pidiéndoselo directamente a los voluntarios que sobran.

Qué tienen de distinto los voluntarios

Un RSVP hace una pregunta: ¿vienes? Una inscripción de voluntarios pregunta cuándo, y la respuesta solo importa frente a lo que necesita cada turno. El montaje a las 7:00 necesita seis personas y tiene dos; la tarde soleada necesita diez y tiene diecinueve. El trabajo no es contar cabezas, es cubrir turnos.

• Disponibilidad, no una única elección. La gente puede hacer varios turnos. Pide todos los turnos que podrían hacer y asigna a partir de ahí, en lugar de obligarles a adivinar qué hace falta.
• Contacto el día del evento. El email sirve para organizar. El día del evento necesitas un número de móvil y un contacto de emergencia de cada voluntario.
• Cosas que pedir. Camisetas, acreditaciones y comidas, por talla y cantidad.
• Edad. Muchos eventos exigen que cada voluntario sea mayor de edad o tenga la autorización de un tutor. Pregunta a tu organización qué se aplica; una checkbox registra la respuesta, pero no es una comprobación legal.

Las plataformas de voluntariado como SignUpGenius gestionan inscripciones por huecos que cierran un hueco cuando se llena. Si lo que necesitas son límites estrictos por hueco, usa una. Ikiform encaja con organizadores que quieren el formulario en su propio sitio y no tienen problema en asignar turnos a mano a partir de una lista limpia.

El formulario

Agrupa los turnos por día para que se lean de un vistazo. Las checkboxes se llaman shifts[], así que incluso una sola marca se guarda como lista. Funciona como HTML simple en cualquier sitio o creador de sitios que acepte un embed:

<form action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <label>Name <input name="name" autocomplete="name" required></label>
  <label>Email <input name="email" type="email" autocomplete="email" required></label>
  <label>Mobile number for the day <input name="phone" type="tel" autocomplete="tel" placeholder="+44 7700 900123" required></label>

  <fieldset>
    <legend>Shifts you can do</legend>
    <p>Saturday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_setup"> 7:00 to 10:00, setup</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sat_late"> 14:00 to 18:00</label>
    <p>Sunday</p>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_day"> 10:00 to 14:00</label>
    <label><input type="checkbox" name="shifts[]" value="sun_pack"> 14:00 to 17:00, pack-down</label>
  </fieldset>

  <label>Where you'd like to help
    <select name="role">
      <option value="anywhere">Anywhere</option>
      <option value="welcome">Welcome desk</option>
      <option value="food">Food stall</option>
      <option value="stewarding">Stewarding</option>
    </select>
  </label>
  <label>T-shirt size
    <select name="tshirt" required>
      <option value="s">S</option><option value="m" selected>M</option><option value="l">L</option>
      <option value="xl">XL</option><option value="xxl">XXL</option>
    </select>
  </label>
  <label>Emergency contact name and number <input name="emergency_contact" required maxlength="160"></label>
  <label><input type="checkbox" name="adult" required> I'm 18 or over, or a parent or guardian is filling this in with me</label>

  <input type="hidden" name="_redirect" value="https://fair.example/volunteers/thanks">
  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden>
  <button type="submit">Sign me up</button>
</form>

Pega esta definición en la pestaña Fields del formulario. Así el servidor rechaza una inscripción sin turnos, con un teléfono que no lo es o con la casilla de edad sin marcar, venga de la página que venga:

Crea el cuadrante y mira los huecos

Ejecuta esto con Node y una clave de API secreta cuando quieras ver la situación. Toma la inscripción más reciente de cada voluntario, muestra cada turno como cubierto, corto o con gente de sobra, y escribe rota.csv con nombres y números para cada turno:

import { writeFileSync } from "node:fs";
import { createClient } from "@ikiform/sdk";

const NEEDED: Record<string, number> = { sat_setup: 6, sat_day: 10, sat_late: 10, sun_day: 8, sun_pack: 6 };
const ikiform = createClient({ apiKey: process.env.IKIFORM_SECRET_KEY! });
const people = new Map<string, Record<string, unknown>>();

for await (const submission of ikiform.submissions.iterate({ formId: "frm_xxxxxxxxxxxxxxxx", status: "received", limit: 100 })) {
  const email = String(submission.fields.email ?? "").trim().toLowerCase();
  if (email && !people.has(email)) people.set(email, submission.fields);
}

const cell = (value: unknown) => `"${String(value ?? "").replaceAll('"', '""')}"`;
const rows = [["shift", "name", "phone", "role", "tshirt"].join(",")];

for (const [shift, needed] of Object.entries(NEEDED)) {
  const team = [...people.values()].filter((fields) => (fields.shifts as string[] | undefined)?.includes(shift));
  const state = team.length < needed ? `SHORT ${needed - team.length}` : team.length > needed ? "spare" : "ok";
  console.log(`${shift.padEnd(10)} ${team.length}/${needed} ${state}`);
  for (const fields of team) {
    rows.push([shift, fields.name, fields.phone, fields.role, fields.tshirt].map(cell).join(","));
  }
}

writeFileSync("rota.csv", `${rows.join("\n")}\n`);

• Las listas vienen de la más reciente a la más antigua, así que un voluntario que se vuelve a inscribir con otra disponibilidad cuenta según su última respuesta.
• Una persona aparece en todos los turnos que marcó. Eso es disponibilidad. Redúcelo a asignaciones en el CSV y comunica a cada persona sus turnos finales.
• Las comas y comillas de los nombres se escapan, así que el CSV se abre sin problemas en cualquier hoja de cálculo.

Para echar un vistazo rápido sin código, exporta el CSV desde Submissions y filtra la columna shifts por el valor de un turno, como sat_setup. Los valores de selección múltiple aparecen juntos en una celda en la exportación.

De la disponibilidad a las asignaciones

1. Dos semanas antes, ejecuta el cuadrante y pide las camisetas según los recuentos de tshirt.
2. Para cada turno corto, escribe a los voluntarios que sobran y que también marcaron ese turno. Ya dijeron que podían.
3. Envía a cada voluntario sus turnos finales desde tu herramienta de email o de mensajería. El Reply del email de notificación va directamente a ellos.
4. El día anterior, imprime el cuadrante para los responsables de turno, con los teléfonos.

Ikiform no envía emails a la persona que rellena el formulario. Los emails de notificación solo van a ti y a tu equipo, así que no hay respuesta automática, email de confirmación ni doble opt-in. Envíalos desde tu herramienta de email, activada por un webhook. Los voluntarios olvidan a qué se apuntaron, así que envía el cuadrante final personalmente una semana antes, y otra vez la tarde anterior.

Para enterarte de cada inscripción donde tu equipo ya conversa, envía el webhook a Slack o Discord. Así los coordinadores ven cómo se llena un turno corto en tiempo real.

Compruébalo antes de reclutar

1. En Allowed domains del formulario, añade el dominio de tu sitio, y localhost mientras desarrollas. Déjalo vacío para aceptar envíos desde cualquier lugar.
2. Inscríbete marcando un turno. En el panel, shifts es una lista con un valor.
3. Intenta inscribirte sin turnos, o con la casilla de edad sin marcar. El navegador te lo impide, y un envío manipulado recibe 422.
4. Revisa la bandeja de entrada de cada destinatario de las notificaciones. Cada uno recibe un email con los campos, y Reply va a quien envió el formulario cuando este tiene un campo email.
5. Ejecuta el script del cuadrante. Tu prueba aparece en su turno, y todos los demás turnos aparecen como cortos.
6. Abre rota.csv en una hoja de cálculo y revisa la columna de teléfonos.

Errores comunes

Preguntas