Répondre aux soumissions directement depuis votre boîte

Nommez le champ e-mail du formulaire email et Ikiform met cette adresse dans l'en-tête reply-to de la notification : Reply écrit alors au visiteur depuis votre propre boîte. Si le champ porte un autre nom, ou si le formulaire demande deux adresses, ajoutez un champ _replyto avec la bonne. Sans l'un ni l'autre, les réponses partent vers notifications@ikiform.com, que personne ne lit.

Ce qui change ici

Un e-mail de notification a deux adresses qui comptent. From est l'expéditeur, et pour la délivrabilité ce doit être Ikiform. Reply-To est la destination des réponses, et ce doit être le visiteur. Les applis de messagerie utilisent Reply-To quand il est présent, et se rabattent sur From sinon. Tout l'enjeu est donc de s'assurer qu'Ikiform trouve l'adresse du visiteur dans l'envoi.

Ikiform définit l'adresse de réponse d'abord à partir d'un champ _replyto, puis d'un champ nommé email, email_address, your_email, reply_to, contact_email. La valeur doit être une seule adresse e-mail valide, sinon elle est ignorée.

Les noms de champs qui fonctionnent

La correspondance ignore la casse : Email et EMAIL fonctionnent aussi bien que email. Voici ce que donnent les noms courants :

Trois façons de la définir

Le formulaire ci-dessous est une demande de démo, où l'adresse est un e-mail professionnel qui peut côtoyer une seconde adresse. Choisissez la version qui correspond à ce que vous pouvez modifier :

<form action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <label for="work-email">Work email</label>
  <input id="work-email" name="email" type="email" autocomplete="work email" required />

  <label for="company">Company</label>
  <input id="company" name="company" autocomplete="organization" />

  <label for="message">What are you trying to solve?</label>
  <textarea id="message" name="message" rows="5" required></textarea>

  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden />
  <button>Request a call</button>
</form>

• Renommez quand vous maîtrisez le HTML. Le libellé peut toujours dire « E-mail professionnel » ; seul le name compte, et autocomplete="work email" garde la saisie automatique du navigateur correcte.
• Copiez dans _replyto quand un autre système attend work_email, ou que le formulaire a deux adresses et que la mauvaise correspondrait. Le script remplit le champ masqué au moment de l'envoi, avant que le navigateur ne poste le formulaire.
• Depuis votre serveur, ajoutez _replyto au corps JSON. Il n'a même pas besoin d'être un champ du formulaire. L'Origin de la requête entrante est transmis car le fetch d'un serveur n'en envoie aucun, et Ikiform s'en sert pour compter les tests gratuits depuis localhost.

Les champs qui commencent par _ ne sont pas stockés comme réponses, donc _replyto n'apparaît pas deux fois dans l'e-mail. Il est conservé sur la soumission sous meta.reply_to, que les webhooks et l'API REST incluent.

À qui vous répondez

L'adresse de réponse est ce que le visiteur a saisi. Ikiform vérifie qu'il s'agit d'une adresse bien formée, pas qu'elle appartient à la personne. Un bot, ou un plaisantin, peut saisir l'adresse de quelqu'un d'autre, et votre réponse part alors chez un inconnu.

• Gardez la première réponse générale. N'envoyez ni informations de compte, ni factures, ni rien de privé tant que la personne n'a pas répondu depuis cette adresse.
• Une adresse sur un domaine jetable ajoute 2 au score de spam. Avec un autre signal, comme une répétition identique, cela suffit à tenir l'envoi hors de votre boîte.
• Si l'adresse renvoie une erreur, c'était une faute de frappe ou une fausse adresse. La soumission reste dans le tableau de bord si vous avez besoin du reste.

Ce que le visiteur voit dans votre réponse

La plupart des applis de messagerie citent le message auquel vous répondez. Ici, c'est la notification d'Ikiform : le visiteur voit donc ses propres réponses sous forme de liste, plus le pied de page de la notification. C'est généralement sans problème, et cela lui rappelle ce qu'il a demandé. Deux choses méritent un coup d'œil avant de cliquer sur Send :

• Le pied de page contient des liens qui vous sont destinés : View submission pour les membres, un lien de désinscription pour les destinataires extérieurs, et une adresse de signalement d'abus. Le lien vers le tableau de bord ne fonctionne que pour les personnes connectées à votre espace de travail, mais supprimez la citation si vous préférez ne pas l'envoyer.
• Si plusieurs personnes reçoivent la notification, chaque réponse ouvre un fil séparé avec le visiteur. Convenez de qui répond, sinon le visiteur reçoit deux réponses différentes.

Vous voulez une réponse qui ne montre jamais la notification ? Écrivez un nouvel e-mail à l'adresse au lieu de cliquer sur Reply. Vous perdez la question citée, copiez donc la phrase à laquelle vous répondez.

Vérifiez que tout fonctionne

1. Remplissez le formulaire sur votre page et envoyez-le. Vous arrivez sur votre page de remerciement, ou sur celle hébergée par Ikiform.
2. Ouvrez la notification et regardez les en-têtes ou la ligne de réponse. Reply-To affiche l'adresse saisie.
3. Cliquez sur Reply. La ligne To contient l'adresse du visiteur et la ligne From est la vôtre.
4. Envoyez à nouveau avec une adresse mal formée dans _replyto, comme a@b.c, x@y.z. L'e-mail arrive avec le champ valide suivant comme adresse de réponse, ou sans.

Pièges

• Les récapitulatifs n'ont pas d'adresse de réponse. Au-delà de 50 e-mails par heure, un formulaire envoie un seul récapitulatif pour le reste, qui couvre de nombreux visiteurs. Répondez-y depuis le tableau de bord.
• Répondre à tous. La notification part séparément à chaque destinataire, donc Répondre à tous n'ajoute que votre propre adresse. Cela ne met pas votre équipe en copie.
• Les règles de réponse d'Outlook. Certaines configurations de messagerie d'entreprise réécrivent ou ignorent Reply-To sur les e-mails externes. Si Reply affiche encore l'adresse d'Ikiform, voyez avec la personne qui gère votre serveur mail.
• Le spam n'envoie rien. Une soumission stockée comme spam n'a pas d'e-mail auquel répondre. Marquez-la comme non-spam et son e-mail part à ce moment-là.
• Deux adresses dans un champ. Une valeur comme ada@example.com, bob@example.com est ignorée comme adresse de réponse, car une virgule pourrait glisser des destinataires supplémentaires. Demandez une adresse par champ.
• Les créateurs de sites qui refusent de nommer un input masqué. Certains créateurs de sites ne vous laissent pas appeler un champ _replyto. Renommez plutôt le champ e-mail visible en email ; il fait le même travail.

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