Hochzeits-RSVP-Formular auf deiner eigenen Hochzeitswebsite

Gib jeder Einladung einen eigenen RSVP-Link mit Einladungscode und den Namen der Gäste, und lass das Formular pro Gast einen Namen und eine Menüwahl anzeigen. Jede Antwort wird an Ikiform gesendet, du bekommst also für jede eine E-Mail und eine CSV für das Catering. Gleiche die Antworten in einer Tabelle mit deiner Gästeliste ab, um zu sehen, wer noch nicht geantwortet hat, und pausiere das Formular nach deiner Frist.

Was bei einer Hochzeit anders ist

Ein Meetup zählt Fremde. Eine Hochzeit zählt eine Gästeliste, die du schon hast, Einladung für Einladung. Daraus folgen vier Dinge:

• Eine Antwort pro Einladung, nicht pro Person. Ein Paar oder eine Familie antwortet gemeinsam.
• Namentliche Gäste statt einer Gästezahl. Du hast Ada und Sam eingeladen, nicht 2. Begleitpersonen stehen auf der Einladung oder eben nicht.
• Ein Menü pro Person. Das Catering braucht die Summen für Fisch, Rind und vegetarisch, plus Kinderteller.
• Eine feste Frist und eine Nachfassliste. Die Location will die Zahlen bis zu einem Datum, und die nützliche Liste ist die, wer noch nicht geantwortet hat.

Hochzeitswebsite-Dienste wie Zola, The Knot und Joy haben RSVP-Tools, die auf einer Gästeliste aufbauen, mit Suche nach Namen. Wenn du einen davon für deine Site nutzt, nimm dessen RSVP. Diese Seite ist für eine Hochzeitsseite, die du selbst gebaut hast, auf Squarespace, Carrd, Framer oder mit einfachem HTML, bei der die Rückmeldung auf deiner eigenen Seite stattfinden soll.

Ikiform hat keine Gästelisten-Suche und keine sich wiederholenden Feldgruppen, das Formular kann also nicht von selbst wissen, wer zu einer Einladung gehört. Der Trick ist, dieses Wissen in den Link zu packen.

Einen Link pro Einladung erstellen

Trage in deiner Gästelisten-Tabelle einen kurzen Code in Spalte A ein, etwa okafor oder nguyen-family, den Haushalt in B und die Vornamen der Gäste in C, durch Kommas getrennt. Diese Formel in D baut den Link:

="https://ada-and-sam.example/rsvp?party=" & A2 & "&names=" & ENCODEURL(C2)

Druck jeden Link als QR-Code auf die Einladung oder füge ihn in eine Nachricht ein. Schreib Codes klein und mit Bindestrichen; das Pattern des Felds lehnt alles andere ab, wodurch ein vertippter Code früh auffällt.

Das Formular

Füge das in deine Hochzeitsseite ein oder in einen Embed-Block in einem Baukasten. Es liest party und names aus dem Link, fügt pro Gast eine Zeile mit Name und Menü hinzu, bis zu vier, und blendet sich nach der Frist aus. Ohne Namen im Link zeigt es eine einzelne Zeile zum Ausfüllen.

<form id="rsvp" action="https://ikiform.com/f/frm_xxxxxxxxxxxxxxxx" method="post">
  <input type="hidden" name="party" id="party">
  <div id="guests"></div>
  <label>Email for updates <input name="email" type="email" autocomplete="email" required></label>
  <label>A song that gets you dancing <input name="song" maxlength="120"></label>
  <label>Anything we should know? <textarea name="note" rows="3" maxlength="1000"></textarea></label>
  <input type="hidden" name="_redirect" value="https://ada-and-sam.example/thank-you">
  <input name="_gotcha" type="text" tabindex="-1" autocomplete="off" hidden>
  <button type="submit">Send our RSVP</button>
</form>
<p id="closed" hidden>RSVPs closed on 1 May. Message us if your plans have changed.</p>

<template id="guest-row">
  <fieldset>
    <legend></legend>
    <label>Name <input data-part="name" maxlength="80" autocomplete="off"></label>
    <label>Meal
      <select data-part="meal">
        <option value="beef">Beef</option>
        <option value="fish">Fish</option>
        <option value="vegetarian">Vegetarian</option>
        <option value="child">Child's menu</option>
        <option value="not_coming">Can't come</option>
      </select>
    </label>
  </fieldset>
</template>

<script>
  const DEADLINE = new Date("2027-05-01T23:59:00+01:00");
  const params = new URLSearchParams(location.search);
  const party = (params.get("party") ?? "").toLowerCase();
  const names = (params.get("names") ?? "").split(",").map((name) => name.trim()).filter(Boolean).slice(0, 4);
  const rsvp = document.getElementById("rsvp");

  if (Date.now() > DEADLINE.getTime()) {
    rsvp.hidden = true;
    document.getElementById("closed").hidden = false;
  } else {
    document.getElementById("party").value = party;
    const rows = names.length ? names : [""];
    rows.forEach((name, index) => {
      const n = index + 1;
      const row = document.getElementById("guest-row").content.cloneNode(true);
      row.querySelector("legend").textContent = name || "Your name";
      const input = row.querySelector('[data-part="name"]');
      input.name = `guest_${n}_name`;
      input.value = name;
      input.required = n === 1;
      row.querySelector('[data-part="meal"]').name = `guest_${n}_meal`;
      document.getElementById("guests").append(row);
    });
  }
</script>

• Das Menü jedes Gastes enthält Can't come, sodass ein Haushalt, in dem eine Person nicht kommen kann, trotzdem eine einzige Antwort sendet.
• Die Namensfelder sind vorausgefüllt, aber bearbeitbar, damit ein Gast eine Schreibweise korrigieren oder ein Kind eintragen kann.
• Das Formular sendet auf klassischem Weg und landet über _redirect auf deiner Dankeseite. Schreib Datum, Ort und einen Kalenderlink dorthin; Ikiform schickt deinen Gästen keine E-Mails.
• Die Frist blendet das Formular nur im Browser aus. Wähle zum Stichtag auch in Ikiform Pause form, damit ein gespeicherter Tab nichts mehr senden kann. Pausierte Formulare antworten mit 403 form_paused.

Füge diese Definition im Tab Fields des Formulars ein. Probier es aus: Ein Einladungscode mit Großbuchstabe oder Leerzeichen scheitert am Pattern, mit der Meldung, die du festgelegt hast.

Wer noch nicht geantwortet hat und was zu bestellen ist

1. Exportiere die Rückmeldungen unter Submissions als CSV und importiere sie in einen Tab namens Replies in der Gästelisten-Tabelle.
2. Hat eine Einladung zweimal geantwortet, behalte ihre neueste Zeile: Sortiere nach created_at, neueste zuerst, und entferne Duplikate in der Spalte party.
3. Liste die Einladungen ohne Antwort auf, mit den Codes in Spalte A der Gästeliste und party in Spalte E von Replies:

=FILTER(A2:C, A2:A <> "", ISNA(MATCH(A2:A, Replies!E2:E, 0)))

Zähle dann jedes Menü für das Catering. Namen entsprechen nie einem Menüwert, daher funktioniert ein Bereich über alle Gästespalten:

=COUNTIF(Replies!G2:N, "fish")

Bevor du die Einladungen verschickst

• Setze Allowed domains auf die Domain deiner Hochzeitsseite und, während du testest, auf die Staging-Domain des Baukastens.
• Ikiform führt wiederholte Einsendungen per E-Mail-Adresse weder zusammen noch lehnt es sie ab. Eine identische Wiederholung innerhalb von 24 Stunden erhöht nur den Spam-Score. Dedupliziere dort, wo die Liste liegt, oder beim Export. Die neueste Antwort pro Code ist die gültige.
• Jeder mit einem Link kann dessen Code oder Namen ändern. Für eine Hochzeit ist das in Ordnung; deine Tabelle entscheidet, wer eingeladen war, und die Liste der fehlenden Antworten zeigt alles Ungewöhnliche.
• Ältere Verwandte nutzen das Formular vielleicht gar nicht. Trag Antworten per Telefon oder auf Papier in deine Tabelle ein, damit die Zahlen vollständig bleiben.

Vor dem Versand der Einladungen prüfen

1. Öffne deinen eigenen Einladungslink auf dem Handy. Die Namen werden angezeigt, jeweils mit Menüwahl.
2. Wähle bei einem Gast Can't come, sende ab und lande auf deiner Dankeseite.
3. Öffne Submissions im Dashboard. Die neue Einsendung ist da, mit jedem Feld, das du gesendet hast.
4. Prüfe das Postfach jedes Benachrichtigungsempfängers. Jeder bekommt eine E-Mail mit den Feldern, und Reply geht an den Absender, wenn das Formular ein email-Feld hat.
5. Importiere die CSV und prüfe, ob die Liste der fehlenden Antworten deinen Code nicht mehr zeigt.
6. Setze die Frist in einer Testkopie auf gestern und prüfe, ob sich das Formular ausblendet.

Stolperfallen

Fragen